Pravilnik o zasebnosti — MentorHubBiz

Definicije in obseg obdelave

V tem dokumentu pojasnimo osnovne izraze, ki jih uporabljamo za opis obdelave osebnih podatkov v okviru MentorHubBiz (mentorhubbiz.digital). Namen definicij je jasna identifikacija vrst podatkov, načinov obdelave in vlog posameznih udeležencev pri obdelavi.

Osebni podatki so vsi podatki, ki se nanašajo na identificirano ali identificirano fizično osebo, na primer ime, e-poštni naslov, telefonska številka, naslov ali podatki o poslovnih interesih. V kontekstu MentorHubBiz gre za podatke, ki jih stranke, kandidati za mentorstvo ali obiskovalci spletnega mesta zagotovijo pri registraciji, povpraševanju ali uporabi naših storitev.
Obdelava pomeni vsak postopek ali niz postopkov, opravljenih z osebnimi podatki, vključno z zbiranjem, beleženjem, organiziranjem, shranjevanjem, prilagajanjem, spreminjanjem, pridobivanjem, pregledovanjem, uporabo, razkrivanjem s prenosom, usklajevanjem ali združevanjem, omejevanjem, izbrisom in uničenjem.
Uporabnik pomeni fizično osebo, ki uporablja spletne strani ali storitve MentorHubBiz, vključno s posamezniki, vodji projektov in direktorji, ki iščejo poslovno mentorstvo ali izvršno coaching podporo.
Storitev označuje svetovanje, poslovno mentorstvo in izvršno coaching, izobraževalne spletne vsebine, administrativno podporo ter vse funkcionalnosti spletne strani mentorhubbiz.digital, ki jih MentorHubBiz zagotavlja strankam in obiskovalcem.
Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se shranijo v napravi uporabnika ob obisku spletnega mesta za omogočanje osnovnih funkcionalnosti, analitiko ali prilagajanje vsebine. V besedilu jih obravnavamo kot del sledilnih tehnologij, ki vključujejo tudi lokalno shranjevanje in podobne metode.

Zbiranje osebnih podatkov

MentorHubBiz zbira in obdeluje podatke za zagotavljanje storitev poslovnega mentorstva in izvršnega coachinga, obvladovanje pogodbenih obveznosti ter za komuniciranje z naročniki in zainteresiranimi stranmi. Podatke obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo in principom sorazmernosti.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatki, ki jih neposredno prejme MentorHubBiz od uporabnikov ob registraciji, prijavi na delavnico ali v okviru komunikacije. Ti podatki so potrebni za identifikacijo uporabnika in izvedbo dogovorjenih storitev.

Ima in priimek ali poslovno ime ter funkcija v podjetju, kadar je navedeno v profilu ali pogodbi.
Kontaktni podatki: e-pošta, telefonska številka (+38672125567) in poslovni naslov (Begunje na Gorenjskem 55, 4275 Begunje na Gorenjskem, Slovenija).
Podatki o podjetju in pravni identifikator: poslovni ID SI18156449, naziv MentorHubBiz ter povezane poslovne informacije, potrebne za računovodstvo in pogodbeno sodelovanje.
Informacije o strokovnih ciljih, izzivih in potrebah, ki jih uporabnik posreduje za namen coachinga ali mentorstva, vključno z relevantnimi poslovnimi dokumenti, če so prostovoljno predloženi.
Plačilni podatki in podrobnosti o računih, kadar uporabnik uveljavlja plačljive storitve; plačilne informacije obdelujemo z uporabo varnih plačilnih partnerjev.
Zapisniki komunikacije s podporo, e-poštna izmenjava in morebitne prijave na dogodke ali spletne seminarje preko mentorhubbiz.digital.

Samodejno zbrani podatki

Pri obisku mentorhubbiz.digital se nekateri podatki zabeležijo samodejno z namenom zagotavljanja delovanja strani, analitike in izboljšav uporabniške izkušnje.

Tehnični podatki o napravi in brskalniku (npr. tip naprave, operacijski sistem, resolucija zaslona).
IP naslov in geolokacijski podatki na ravni države, ki se uporabljajo za varnostne in analitične namene.
Informacije o uporabi strani, vključujoč obiskane strani, čas na strani, vire obiska in uporabniške poti za izboljšanje vsebine in storitev.
Podatki iz piškotkov in podobnih tehnologij, ki omogočajo delovanje funkcionalnosti, analitiko in upravljanje nastavitev zasebnosti.
Varnostni zapisi (logi), ki beležijo poskuse prijave, napake v delovanju in druge dogodke za zagotavljanje varnosti storitve.
Anonimizirani podatki za statistične analize in raziskave, kjer ni mogoče identificirati posameznih uporabnikov.

Podatki, pridobljeni od tretjih oseb

V določenih primerih MentorHubBiz prejme podatke od zaupanja vrednih partnerjev ali dobaviteljev za lažjo izvedbo storitev, organizacijo dogodkov in skladnost z zakonskimi zahtevami.

Podatki iz plačilnih procesorjev ali računovodskih storitev za obdelavo transakcij in izdajo računov.
Informacije iz storitev za upravljanje dogodkov ali webinarjev, kadar prijava poteka preko partnerjeve platforme.
Podatki, ki jih dovolijo oziroma posredujejo poslovni partnerji v sklopu skupnih projektov ali koaching programov.

Nameni obdelave podatkov

MentorHubBiz obdeluje osebne podatke za jasno opredeljene in zakonite namene, sorazmerno s storitvami, ki jih nudimo. Vsak namen obdelave ima določeno pravno osnovo in obdobje hrambe.

Izvedba pogodbenih obveznosti in zagotavljanje storitev poslovnega mentorstva ter izvršnega coachinga.
Komunikacija z naročniki in odgovori na povpraševanja ter podpora pri načrtovanju programov in sestankov.
Upravljanje računovodskih, davčnih in upravnih postopkov v skladu z zakonodajo.
Izboljševanje vsebin in uporabniške izkušnje na mentorhubbiz.digital z uporabo analitike in povratnih informacij.
Zagotavljanje varnosti spletne strani, odkrivanje zlorab in preprečevanje nepooblaščenih dostopov.
Organizacija in upravljanje dogodkov, delavnic ter spletnih seminarjev, vključno z logistiko in prijavami.
Usklajevanje sodelovanja s partnerji in podizvajalci, kadar je to potrebno za izvedbo storitve.
Izpolnjevanje zakonskih obveznosti in odgovarjanje na uradna poizvedovanja v mejah zakonitih zahtev.

Pravna podlaga za obdelavo

Obdelave osebnih podatkov v MentorHubBiz so utemeljene na eni ali več pravnih podlagah, vključno s potrebo za izvedbo pogodbe, zakonitimi obveznostmi, privolitvijo ali zakonitimi interesi, kjer so ti interesi uravnoteženi z interesi posameznika.

Izvedba pogodbe: obdelava je potrebna za izvajanje dogovorjenih storitev mentorstva in coachinga.
Zakonita obveznost: obdelava za namene davčnega in računovodskega poročanja ter za izpolnjevanje predpisov.
Privolitev: kadar uporabnik izrecno privoli za obdelavo osebnih podatkov za namene marketinga ali dodatnih komunikacij.
Zakoniti interes: obdelava za zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab in razvoj storitev, ob upoštevanju pravic posameznikov.

Skladnost z GDPR

MentorHubBiz spoštuje načela GDPR in druge veljavne zahteve glede varstva osebnih podatkov. Pri obdelavi upoštevamo načela zakonitosti, poštenosti, preglednosti, omejitve namena, minimizacije podatkov ter omejitve hrambe.

Pravica do dostopa do osebnih podatkov in pridobitev informacij o obdelavi.
Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov.
Pravica do izbrisa v primerih, ki jih določa zakonodaja, oziroma omejitev obdelave za pravno utemeljene razloge.
Pravica do omejitve obdelave in do pritožbe pri nadzornem organu, če uporabnik meni, da so bile njegove pravice kršene.
Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar je to tehnično izvedljivo in skladno z veljavnimi določbami.
Če je obdelava podana na podlagi privolitve, ima uporabnik pravico privolitev kadarkoli umakniti, brez vpliva na zakonitost obdelave pred umikom.

Piškotki in sledilne tehnologije

Spletna stran mentorhubbiz.digital uporablja piškotke za osnovno delovanje, analitiko in morebitno prilagajanje vsebine. Uporabnik lahko nastavitve piškotkov prilagodi skozi nastavitve brskalnika ali prek ponujenih kontrol na spletni strani.

Piškotke delimo na nujno potrebne za delovanje, funkcionalne za izboljšano izkušnjo, ter analitične in oglaševalske za statistiko in merjenje učinkovitosti vsebin.

Nujni piškotki: omogočajo osnovne funkcije strani. Funkcionalni piškotki: shranjevanje nastavitev. Analitični piškotki: zbiranje informacij za optimizacijo vsebine. Oglaševalni piškotki: uporabljeni le z izrecno privolitvijo uporabnika.

Uporabnik lahko upravlja soglasja za piškotke preko vmesnika na mentorhubbiz.digital ali spreminja nastavitve v svojem brskalniku. Onemogočanje določenih piškotkov lahko omeji delovanje nekaterih funkcionalnosti.

Podrobnejše informacije o uporabi piškotkov so na voljo v Politiki piškotkov na mentorhubbiz.digital.

Deljenje podatkov s tretjimi osebami

MentorHubBiz občasno deli osebne podatke z zaupanja vrednimi partnerji in ponudniki storitev, ki sodelujejo pri izvajanju naših programov. Delitev je omejena na minimum in je urejena s pogodbenimi zagotovitvami o varstvu podatkov.

Računovodski in plačilni ponudniki za obdelavo transakcij in izdajanje računov.
Ponudniki IT in gostovanja, ki zagotavljajo infrastrukturo za mentorhubbiz.digital in varno shranjevanje podatkov.
Partnerji pri izvedbi dogodkov, webinarjev in izobraževalnih programov, kadar je to nujno za izvedbo storitve.
Pravno svetovanje in organi, če je razkritje potrebno zaradi pravnih obveznosti ali v odziv na uradna zahtevka.
Analitični ponudniki, ki obdelujejo anonimne ali zgoščene podatke za izboljšave storitev.
Drugi poslovni partnerji v sklopu sodelovanja pri dolgoročnih programih, pod pogoji sklenjenih pogodb o obdelavi podatkov.

Prenosi podatkov v tretje države

Kadar je prenos osebnih podatkov iz Slovenije v druge države potreben (npr. zaradi uporabe globalnih storitev gostovanja ali plačil), MentorHubBiz zagotavlja ustrezne varnostne ukrepe in uporablja ustrezne pravne mehanizme za zaščito podatkov.

Varovalni ukrepi vključujejo standardne pogodbene klavzule, preverjene varnostne prakse partnerjev in oceno skladnosti z lokalnimi predpisi, da se zmanjša tveganje neustrezne obdelave podatkov.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namenov, za katere so bili zbrani, vključno z izpolnitvijo zakonskih obveznosti in reševanjem morebitnih zahtevkov za odgovornost.

Podatki računovodskega in pogodbenega značaja se hranijo v skladu z lokalno zakonodajo o računovodstvu in davkih, običajno v skladu z zahtevami za leto 2026 in nadaljnje predpise.

Sporočila in komunikacija s strankami se hranijo toliko časa, kot je potrebno za zagotavljanje kontinuirane storitve, reševanje zahtevkov ter uveljavljanje pravic in obveznosti.

Varnostni zapisi in tehnični logi se običajno hranijo za obdobje, ki omogoča analizo incidentov in zagotavljanje stabilnosti sistema, v omejenem in sorazmernem obsegu.

Ko razlogi za hrambo prenehajo, MentorHubBiz izbriše ali anonimizira podatke na varen način, razen kadar zakon ne zahteva daljšega hranjenja. Uporabniki lahko zaprosijo za izbris skladno s svojimi pravicami.

Varnost podatkov

MentorHubBiz uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, primerne stopnji tveganja, da zaščiti osebne podatke pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali zlorabo. Ukrepi se redno pregledujejo in posodabljajo v skladu s strokovnimi praksami.

Upravljanje dostopa: omejitev dostopa do osebnih podatkov na podlagi potreb po vlogi in nalogi.
Tehnični ukrepi: šifriranje prenosov (TLS), varno shranjevanje in redno posodabljanje sistemov.
Postopki za obvladovanje incidentov, varnostne revizije in usposabljanje zaposlenih za varno ravnanje s podatki.

Pravice uporabnikov

Uporabniki imajo vrsto pravic v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov. MentorHubBiz omogoča uveljavljanje teh pravic v razumnih rokih in v obliki, ki uporabniku omogoča preglednost in nadzor.

Pravica do dostopa do svojih osebnih podatkov in informacij o obdelavi.
Pravica do popravka ali dopolnitve netočnih ali nepopolnih podatkov.
Pravica do izbrisa podatkov v primerih, ki jih določa zakonodaja.
Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah.
Pravica do ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa ali v marketinške namene.
Pravica do prenosljivosti podatkov, kjer je obdelava podlaga pogodba ali privolitev in obdelava poteka samodejno.
Pravica do umika privolitve za obdelave, ki temeljijo na privolitvi, za prihodnje obdelave.
Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu, če uporabnik meni, da je prišlo do kršitve njegovih pravic.

Uveljavljanje pravic in zahteve

Za uveljavljanje pravic ali za vprašanja glede obdelave podatkov se lahko obrnete na pooblaščeno kontaktno osebo MentorHubBiz preko e-pošte ali običajne pošte. V komunikaciji navedite identiteto in opis zahteve, da zagotovimo ustrezen odziv.

[email protected]

MentorHubBiz si prizadeva odgovoriti na utemeljene zahteve v zakonsko določenih rokih, običajno brez nepotrebnega odlašanja in največ v 30 dneh, razen če so potrebna dodatna pojasnila ali obdelava zahtevka vključuje kompleksne preglede.

Marketinške komunikacije

Z vašo privolitvijo bomo uporabljali elektronsko pošto ali telefon za pošiljanje informacij o storitvah MentorHubBiz, novostih v programu poslovnega mentorstva in izvršilnega coachinga ter povabil na izobraževalne dogodke. Komunikacija je strokovna, relevantna in omejena na teme, ki so povezane z razvojem vodstvenih kompetenc, strateškega vodenja in optimizacije poslovnih procesov.

Če se želite odjaviti od tržnih sporočil, kliknite povezavo za odjavo v vsaki elektronski pošti ali pošljite zahtevek na [email protected]. Vaše odjave bomo obdelali v 5 delovnih dneh.

Podatki o mladoletnikih

Storitev MentorHubBiz ni namenjena zbiranju osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let, brez izrecnega soglasja zakonitega zastopnika. V primerih, kjer zaznamo, da so bili pridobljeni podatki mladoletnika brez ustreznega soglasja, bomo sprejeli ukrepe za izbris ali omejitev uporabe takih podatkov skladno z veljavno zakonodajo.

Povezave na tretje strani

Na strani MentorHubBiz lahko vključujemo povezave na zunanje vire ali partnerje. Te povezave so namenjene informiranju in niso predmet zbirke podatkov MentorHubBiz. MentorHubBiz ne prevzema odgovornosti za prakse zasebnosti ali vsebino na spletnih mestih tretjih oseb; priporočamo, da pregledate njihove politike zasebnosti.

Spremembe politike zasebnosti

Politiko zasebnosti redno pregledujemo in posodabljamo glede na spremembe v zakonodaji, tehnologiji in poslovnih praksah. Večje spremembe bomo jasno objavili na mentorhubbiz.digital in po potrebi obvestili uporabnike po elektronski pošti. Datume sprememb lahko preverite v glavi te politike.

Pravilnik o varstvu osebnih podatkov